10-11-2014
Waarom je niet alles zelf hoeft te doen
“Waarom we toch dachten dat we alles zelf moesten bedenken en regelen, is mij nu een raadsel. Dankzij jouw inbreng, creativiteit en frisse blik op ons conferentiethema is het programma veel passender en interessanter geworden voor de deelnemers.” Onze les; We kunnen dus veel slimmer een event organiseren.
Toen ik nog in de beleids-/bestuurlijke wereld werkte moest ik regelmatig van allerlei soorten bijeenkomsten organiseren. Niet alleen de informatieve of besluitvormende bijeenkomsten cq. vergaderingen. Maar ook conferenties met een aantal deelnemers dat soms wel tot 100 personen op kon lopen. Misschien herken je dit, en ben jij ook weleens verantwoordelijk voor zulke evenementen.
Bij mij moest het vaak ‘naast het normale werk’ gebeuren. En dat koste best wel veel tijd. Het was niet mijn core business, ik had er (nog) geen verstand van. Eerlijk gezegd, ik vermoed dat de bijeenkomsten voor de deelnemers niet heel inspirerend waren. Een standaardopzet: presentatie, paneldiscussie, praatje van de directeur, en afsluiten met een borrel of lunch waar je dan nog snel even kon netwerken.
De quote komt van een opdrachtgever die merkte dat het allemaal zelf willen doen niet het gewenste resultaat oplevert.
Te weinig tijd, kennis en ervaring om een conferentie echt boeiend te maken.
=> Dus: Martine, wil jij ons helpen met het ontwikkelen en organiseren van een inspirerend programma? We hebben al een idee over het thema, maar de invulling kan nog alle kanten op. Heb jij suggesties?
Ik heb niet alleen suggesties, maar ook een groot netwerk om in te schakelen. Het proces voor het ontwerpen van een succesvol event of meeting kan er zo uitzien:
- We hebben een gesprek over de wensen, mogelijkheden, budget en mogelijke invulling.
- Ik werk een aantal mogelijkheden uit om het thema inhoudelijk te vertalen in een programma.
- Ik kon door mijn netwerk een aantal mogelijkheden voor workshops en sprekers voorstellen. De opdrachtgever had zelf nog een aanvulling. Mooie mix.
- De verschillende workshopgevers en sprekers benaderde ik. En met hen sprak ik de opzet, het thema en de verwachtingen door.
- Een kennismakingsgesprek met de opdrachtgever en de afspraken vastleggen zodat de opdrachtgever alleen de factuur nog maar hoefde te betalen.
- Follow up en evaluatie met de sprekers en opdrachtgever na de conferentie.
De bezoekers hadden een dag waarbij ze kennis en een ervaring hadden opgedaan die ze direct in hun dagelijkse praktijk konden toepassen. Het was interactief, veel afwisseling en sloot aan op de behoefte van de bezoeker.
Denk je nu Zelf doen! Nee mij niet meer gezien, maar hoe wel weet ik ook niet……..
Neem contact met mij op en ik spar er graag met je over.
